Et inkassofirma kan hjælpe håndværkere med ubetalte regninger, men sagen kræver ofte mere end selve fakturaen. Tilbud, ekstraarbejde og beskeder om afleveringen kan være afgørende for at forklare kravet. Hos Dansk Inkasso kan håndværksvirksomheder få hjælp til inddrivelsen og følge sagen online. Før overdragelsen er det nyttigt at samle forløbet, så det fremgår, hvad kunden bestilte, hvad der blev udført, og hvorfor betalingen mangler.

Start med det tilbud kunden faktisk accepterede

Find den version af tilbuddet, som kunden tog stilling til, og gem svaret sammen med den. Flere næsten ens tilbud i samme mappe kan skabe unødig tvivl om arbejdets omfang og pris. Hvis aftalen blev drøftet mundtligt, kan efterfølgende mails, ordrebekræftelser og beskeder bidrage til at beskrive forløbet. Markér gerne, hvilke oplysninger der fremgår direkte af materialet, og hvilke der alene bygger på din erindring.

Kontrollér også, at fakturaen er udstedt til den kunde, som indgik aftalen. Kontaktpersonen på byggepladsen og den, der skal betale, er ikke nødvendigvis den samme. Sammenhold derfor navn og eventuelle virksomhedsoplysninger på tilbud, accept og faktura. Er der forskelle, bør de forklares i sagens beskrivelse frem for at blive overset. Formålet er at gøre aftalegrundlaget forståeligt for en person, som ikke har fulgt opgaven fra begyndelsen.

Skab overblik over ændringer og ekstraarbejde

En byggeopgave kan ændre sig, efter at arbejdet er begyndt. Kunden ønsker måske andre materialer eller beder om en ekstra opgave. Saml beskederne om hver ændring med oplysninger om pris, omfang og kundens svar, hvis de findes. En samlet forklaring er mere brugbar end en fakturalinje med ordet ekstraarbejde, som ingen uden for virksomheden kan afkode.

Skeln mellem det oprindelige arbejde og senere tilføjelser. Notér, hvornår ændringen blev drøftet, hvem der deltog, og hvilke bilag der knytter sig til den. Timeregistreringer og materialebilag kan være nyttige dele af materialet, men bør ses sammen med kommunikationen om opgaven. Undgå at udfylde huller med antagelser om, hvad kunden må have ment. Hvis prisen ikke blev omtalt skriftligt, er det en oplysning, som skal fremgå åbent.

Tag afleveringen og kundens svar med

Dokumentation fra afleveringen kan vise, hvilke arbejder der var afsluttet, og hvilke spørgsmål der stod tilbage. Gem relevante fotos, afleveringsnotater og beskeder om eventuelle efterarbejder. Et foto kan beskrive et synligt forhold, men fortæller ikke nødvendigvis, hvad parterne havde aftalt. Derfor er sammenhængen mellem billeder, aftale og korrespondance vigtigere end en stor mængde billeder uden forklaring.

Medtag også kundens indsigelser eller kritik, selv om du er uenig. Beskriv kort, hvad kunden anfører, hvad dit svar er, og hvilke bilag der belyser spørgsmålet. Har du tilbudt eller udført en udbedring, skal det med i forløbet. Når materialet overdrages til et inkasso firma, giver både dine egne og kundens beskeder et bedre grundlag for at vurdere sagen. Et manglende svar bør ikke beskrives som en udtrykkelig accept.

Overdrag et samlet grundlag og kend prisen

Hos Dansk Inkasso kan du oprette en gratis konto og følge sagen online. Dansk Inkasso K/S er autoriseret af politiet til at drive inkassovirksomhed. Virksomheden gennemgår kravet, sender inkassobreve, følger op telefonisk og administrerer eventuelle afdrag. En kort tidslinje med henvisning til bilagene gør det lettere at få overblik over netop din håndværkersag.

Almindelig udenretlig inkasso koster 0 kr. pr. sag hos Dansk Inkasso, uden abonnement eller oprettelsesgebyr. Betalingen kommer fra inkassoomkostninger og gebyrer, der pålægges skyldneren. Retslig behandling og tilkøb afregnes særskilt, og egen tilbagekaldelse af en sag kan medføre betaling efter betingelserne. Afstem til sidst fakturaen med modtagne betalinger og kreditnotaer, så sagen bygger på det aktuelle restbeløb.